01 / Ситуация
Все заняты, и никто не знает чем
У руководителя — список из тридцати поручений разным людям, который нигде не записан. У каждого сотрудника — свой список из того, что он запомнил. Эти списки не совпадают. Проверить, что сделано, можно только спросив каждого, и планёрка уходит на устную сверку.
Часть поручений теряется: их не услышали, не поняли или не зафиксировали. Без записи невозможно разобрать, на каком этапе это произошло, и постепенно поручения дают только тем, кто точно сделает — а это одни и те же люди.
02 / Причина
У чата нет срока, статуса и списка
Сообщение — не обязательство
В чате поручение выглядит как реплика. Его можно не заметить, перепутать адресата, забыть. У него нет состояния «сделано / не сделано» и даты, после которой оно считается просроченным.
Задачи в CRM есть, но ими не пользуются
Обычно модуль задач включён, однако ставить задачу «долго»: открыть, заполнить, назначить. Проще написать в чат. Пока задача ставится дольше, чем сообщение, выбор остаётся за чатом.
Задача начинает вытеснять чат, когда её создать не сложнее, чем написать сообщение, а проверить — проще, чем спросить.
03 / Подход
Ищем, где поручение превращается в задачу
Проверяем, откуда ставится задача
Смотрим, как создаётся задача из сообщения в чате Битрикс24, из сделки, из письма, с мобильного — и где это дольше, чем написать сообщение. Согласуем шаблоны для повторяющихся поручений: «подготовить КП», «проверить оплату», «связаться после отгрузки» — с готовым сроком и исполнителем.
Согласуем минимальные правила
Срок обязателен. Исполнитель один. Выполненная задача закрывается исполнителем, принимается постановщиком. Если поручение дано устно, тот, кто его получил, ставит задачу сам себе — и постановщик видит, что его поняли.
Сопоставляем список руководителя с фильтрами
Проверяем, что фильтр «мои поручения: просроченные, без срока, ожидают приёмки» собирается на одном экране. Планёрка идёт по этому списку, а не по памяти. Отчёт по загрузке показывает, у кого тридцать задач, а у кого три.
04 / Нюансы
Почему задачи не приживаются с первого раза
Поручения руководителя остаются в чате
Если поручения от первого лица по-прежнему приходят в мессенджер, сотрудники ориентируются на этот канал, и задачи не приживаются. Обычно договариваемся о пробном периоде — например, пару недель все поручения только задачами, потом смотрим, что изменилось.
Задачи без срока
«Когда-нибудь» — не срок. Задачи без даты накапливаются и обесценивают список. Согласуем обязательный срок и регулярный разбор: что просрочено и почему.
Чаты никуда не денутся
Обсуждать — в чате, поручать — задачей. Это не запрет мессенджеров, а разделение: вопрос и ответ живут в переписке, обязательство — в задаче со сроком. Как это связано с обучением новичков, разобрано отдельно.
05 / Первый шаг
Поручения с последней планёрки
Выпишем их и проверим спустя некоторое время, например через неделю: что сделано, что нет, что не зафиксировано. Это покажет масштаб и даст аргумент для перехода на задачи.
- Где сейчас дают поручения: чаты, планёрки, почта.
- Включён ли модуль задач и кто им пользуется.
- Сколько человек получают поручения от руководителя.
По итогу предложим шаблоны задач, правила и вид контроля для руководителя.