01 / Ситуация
Товар в углу, в системе его нет
Клиент привёз товар обратно, бухгалтерия оформила возврат денег. Товар поставили в угол — «потом разберёмся».
Через месяц никто не помнит, откуда он и что с ним делать. Продать нельзя: в остатках его нет. Списать нельзя: непонятно, что списывать.
02 / Причина
Почему возврат идёт без документа
Возврат оформляют как деньги
Задача кажется бухгалтерской: вернуть оплату. Товар при этом остаётся за рамками процесса.
Приёмку не связывают с возвратом
Кладовщик может принять товар, но не знает, к какой отгрузке он относится. Без связи документ не создать.
Возврат работает, когда это приёмка: товар принимают на склад, проверяют состояние и проводят документом, связанным с исходной отгрузкой.
03 / Подход
Возврат как приёмка, а не как извинение
Найти исходную отгрузку
Возврат привязывается к документу отгрузки. Так видно, что именно вернули и по какой цене.
Проверить состояние товара
Годный возвращается в остатки, брак идёт в списание. Это разные документы и разные последствия.
Провести и закрыть
После проведения товар снова доступен к продаже или списан. Возврат не остаётся «на потом».
04 / Нюансы
Что учесть
Возврат и обмен
При обмене товар возвращается и сразу уходит другой. Это две операции, а не одна.
Упаковка и комплектность
Возвращённый товар может быть некомплектным. Состояние фиксируется при приёмке, а не по памяти.
Кто принимает возврат
Если это делает менеджер, товар остаётся у него. Принимать должен склад.
05 / Первый шаг
Возвраты за квартал
Возьмём возвраты за квартал и проверим, по каким из них товар вернулся на склад документально.
- Кто принимает возвращённый товар сейчас.
- Оформляется ли возврат документом на склад.
- Что происходит с неучтённым товаром.
По итогу согласуем порядок приёмки возврата и связь с отгрузкой.