01 / Ситуация
Портал настраивали для удобства, а не для защиты
При запуске всем дали одинаковые права: видеть все сделки, все компании, выгружать списки. На старте это быстрее: роли ещё не сложились. Прошло два года, сменилось несколько сотрудников, и у каждого из них всё это время был полный доступ к базе.
Увольнение оформляют в кадрах и в 1С. Портал в этот список не входит: учётная запись остаётся активной, иногда — с привязанным личным телефоном и почтой. В списке сотрудников накапливаются люди, которых давно нет, и нет данных, кто из них ещё заходит.
02 / Причина
Нет ролей, нет ограничения экспорта, нет процедуры увольнения
Права по умолчанию
В CRM права настраиваются по ролям, но при запуске обычно оставляют одну роль с полным доступом. Менеджер видит чужие сделки, может менять ответственного, удалять и выгружать.
Экспорт как обычное действие
Выгрузка в таблицу доступна там же, где фильтр и сортировка. Она выглядит как рядовая операция — поэтому её обычно не ограничивают и не отслеживают.
Увольнение в портале — это несколько действий. Нужно переназначить сделки и компании, закрыть доступ к почте и телефонии, отвязать мессенджеры, отозвать внешние приложения. Без списка часть из этого обычно остаётся.
03 / Подход
Разбираем роли, выгрузку и порядок увольнения
Сопоставляем роли с тем, кто чем пользуется
Обычно получается три-четыре роли: менеджер видит свои сделки и свой отдел, руководитель — отдел целиком, администратор — всё. Для бухгалтерии и производства проверяем, какие разделы им нужны, и согласуем отдельные роли.
Проверяем, кому доступны экспорт и массовые действия
Согласуем, что выгрузка списков, массовое переназначение и удаление остаются только у руководителя и администратора. Если в компании есть требования к защите данных — обсуждаем журнал действий и порядок его просмотра.
Согласуем чек-лист увольнения
Отключить учётную запись, переназначить сделки и компании, закрыть почту и телефонию, отвязать мессенджеры и приложения, сменить общие пароли, если были. Проверяем, кто выполняет список в день увольнения, и фиксируем его в паспорте портала. Как передавать клиентов, чтобы они не ушли, разобрано отдельно.
04 / Нюансы
Что обычно возражают и как с этим быть
«Менеджерам нужно видеть всех клиентов»
Иногда действительно нужно — чтобы не завести дубль. Тогда согласуем доступ к карточке без истории и сделок чужих клиентов. Полный доступ к базе и поиск по ней — разные вещи.
Учётную запись оставляют «для истории»
История сделок и звонков остаётся в портале и после отключения сотрудника. Отключение учётной записи ничего не стирает — оно только закрывает вход.
Внешние интеграции и приложения
Токены вебхуков и приложений, созданные под учётной записью уволенного, могут продолжать работать или, наоборот, перестать. Про инвентаризацию того, что настроено в портале, — в соседнем разборе.
05 / Первый шаг
Список сотрудников портала против списка в кадрах
Сравним и посмотрим, кто есть в портале, но нет в компании, и когда они последний раз заходили. Потом откроем роли и проверим, кто может выгружать базу.
- Сколько сотрудников в портале и сколько в штате.
- Как сейчас настроены права: одна роль на всех или несколько.
- Что делали при последнем увольнении.
По итогу предложим набор ролей, ограничение экспорта и чек-лист увольнения.