01 / Ситуация
Счёт, который приходит каждый год
Портал купили, лицензию оплатили, внедрение закрыли актом. С этого дня расходы перестают быть разовыми и становятся регулярными — просто приходят не одной суммой, а по частям.
В годовом счёте живут подписка на тариф, приложения из Маркетплейса, доработки и переход на старший тариф, когда понадобились роботы и автоматизация. Отдельной строкой идёт человек, который ведёт портал: отвечает на вопросы, правит настройки, разбирается, почему перестало работать. Даже если он свой и числится в другой должности, его время — такая же статья, как подписка.
02 / Причина
Вход и владение — разные деньги
Вход — деньги за право начать
Лицензия и внедрение — платёж, который делают один раз и обсуждают долго. Его видно в смете, по нему сравнивают подрядчиков и тарифы.
Владение — деньги за то, чтобы работало
Подписка, приложения и доработки приходят мелкими порциями и редко складываются в одно решение. Сюда же время того, кто ведёт портал, — но это не только расход, а условие: без него настройки копятся, а работа не идёт. Задача счёта — понять, что из этого помогает порталу отдавать своё, а что просто тянется.
Разговор о выборе портала почти всегда идёт про вход. Владение выясняется на втором году, когда отказаться уже дороже, чем продолжать.
03 / Подход
Что посчитать за год
Соберите прошлый год по статьям
Подписка, приложения Маркетплейса, доработки, обучение, время своих сотрудников. По статьям видно, за что именно вы платите — одна строка в договоре этого не показывает.
Посчитайте человека, а не только лицензии
Портал ведёт кто-то из своих или подрядчик. Посчитайте часы, которые уходят на правки настроек, разбор сбоев и ответы сотрудникам: они спрятаны внутри чужой должности, но оплачиваются. Смысл счёта — увидеть, что настроено и не используется и что можно упростить.
Посмотрите на выход как на переезд
Часть данных переезжает: карточки клиентов, историю сделок, «Дела», настройки, связку с 1С. А часть работы закрывает автоматизация — ручные сверки, повторяющиеся отчёты, перенос данных между системами. Тогда выход — не только «сколько стоит уйти», но и повод перераспределить людей на то, до чего раньше не доходили руки.
Сравните с задачей, ради которой покупали
Задача была — не терять заявки и видеть клиента. Если половина счёта уходит на автоматизацию, которой никто не пользуется, это видно только рядом с задачей.
Назначьте дату пересмотра
Раз в год смотрите счёт и список того, чем реально пользуются. Без такой даты тариф растёт по инерции, а лишние приложения копятся.
04 / Нюансы
На чём недосчитывают
Подписку помнят, автоматизацию — нет
Тариф обсуждают при покупке. Роботы и автоматизация появляются позже, по одной настройке, и каждая выглядит мелочью — а платят за них переходом на старший тариф, всей компанией и сразу.
Человек на портал появляется незаметно
Сначала это «пятнадцать минут в день». Потом он один знает, почему не уходит обмен с 1С и кто чинит отчёты. Это уже роль, и она стоит денег. Из уст владельца фраза «нужен отдельный человек» звучит как причина уйти.
Доработки не заканчиваются внедрением
Каждое изменение процесса тянет правку полей, стадий или печатной формы. В смете внедрения этих работ ещё нет, а в следующем году они обязательны.
Выход дороже, чем кажется на старте
Через два-три года в портале лежат клиенты, история, настройки и привычки людей. Перенести это в другую систему — отдельный проект, и его цена растёт вместе со сроком.
Приложения Маркетплейса добавляются по одному
Каждое решает одну задачу и оплачивается отдельно. Через год их десяток, и никто уже не помнит, какие из них ещё нужны.
05 / Первый шаг
Посчитайте один год
Возьмите последние двенадцать месяцев работы портала и сложите их целиком — от подписки до времени человека.
- Сколько за год ушло на подписку, приложения и доработки.
- Кто ведёт портал и сколько это стоит в ставках.
- Что придётся перенести, если однажды придётся уходить.
Когда рядом стоят год подписки, время человека и цена выхода, разговор идёт не про строку в счёте, а про то, окупается ли портал. И если нет — что добавить или убрать, чтобы окупался.