01 / Ситуация
Список долгов живёт отдельно
Бухгалтер сводит дебиторку в таблице: клиент, сумма, срок оплаты и число дней просрочки. Таблица обновляется по мере поступлений и живёт на одном компьютере.
В портале этой информации нет. Сделка не показывает, что по клиенту есть просрочка, счёт остаётся на стадии «Выставлен», а менеджер отгружает новую партию: счёт числится выставленным, и повода проверять историю у него нет.
02 / Причина
Почему просрочка не доходит до менеджера
Дебиторка живёт вне портала
Таблица и карточка клиента не связаны. Данные совпадают только в тот день, когда их сверили вручную.
Менеджер не смотрит на долг своего клиента
Даже если бухгалтер знает о просрочке, у менеджера нет повода это проверить. Он видит свою сделку и её стадию.
Сходится, когда просрочка считается в портале по дате оплаты, а решение об отгрузке принимается с этой цифрой перед глазами.
03 / Подход
Просрочка как цифра в карточке
Считать по дате оплаты
У счёта есть срок. Пока он не наступил — это ожидание, после — просрочка. Считает система, а не бухгалтер в таблице.
Показать в карточке клиента
В карточке контакта и компании видно, сколько клиент должен и на сколько дней просрочил оплату. Это первое, что менеджер видит перед новой отгрузкой.
Решать по правилу
При просрочке отгрузка не уходит молча: сделку останавливает робот или её подтверждает руководитель. Правило одно для всех.
04 / Нюансы
Что учесть
Не всякую отгрузку можно останавливать
Постоянному клиенту с одной задержкой блокировка испортит отношения. Исключения задаёт руководитель — как правило, а не как разовое разрешение по звонку.
Таблицу придётся закрыть
Если бухгалтер продолжит вести файл, в портале и в таблице будут разные цифры. Просрочку считают в одном месте, иначе спорят о данных, а не о клиенте.
Просрочка — не приговор клиенту
Задержка бывает у всех. Правило нужно не для того, чтобы ловить должников, а чтобы менеджер узнал о долге до отгрузки — и сам решил, о чём говорить с клиентом.
05 / Первый шаг
Клиент с непогашенным счётом
Возьмём клиента, по которому висит неоплаченный счёт, и посмотрим, как его долг отражается в портале.
- Где сейчас ведут дебиторку и кто её обновляет.
- Что видит менеджер в карточке клиента перед отгрузкой.
- Как принимается решение: отгружать или подождать.
По итогу просрочка окажется в карточке, а отгрузка — под правилом, а не под настроением.