01 / Ситуация
Работа сдана, деньги не пришли
Менеджер закрыл сделку на стадии «Успех» — так принято, когда клиент согласился и получил товар. Счёт выставлен, но оплата не пришла: у кого-то отсрочка, у кого-то просто задержка.
В карточке сделки всё выглядит завершённым. Отдельной отметки про долг нет, суммы к получению нет, даты, к которой ждали оплату, тоже. Менеджер считает работу законченной и берётся за следующего клиента.
02 / Причина
Почему у долга нет хозяина
Стадия сделки не равна оплате
«Успех» говорит, что продажа состоялась. Поступление денег — отдельный факт, и в стадии сделки он не отражён.
Напоминать должен один человек
Менеджер считает сделку закрытой и к ней не возвращается. Бухгалтер долг видит, но в портале нет ни повода, ни канала передать его менеджеру — тот узнаёт последним, когда платить уже нечем.
Сходится, когда оплата — отдельный объект со своей стадией и датой, а напоминание приходит по сроку, а не по чьей-то памяти.
03 / Подход
Счёт с датой и робот по сроку
Счёт с датой оплаты
Счёт выставляется из сделки и получает дату, к которой ждём деньги. Без неё непонятно, когда напоминать.
Робот напоминает заранее
За несколько дней до срока робот по триггеру ставит менеджеру задачу связаться с клиентом. После срока задача повторяется и уходит руководителю.
Оплата закрывает долг
Поступление меняет стадию счёта, и он пропадает из списка к напоминанию. Список остаётся честным без ручной чистки.
04 / Нюансы
Что учесть
Робот ставит задачу, разговор ведёт человек
Письмо от робота — первый шаг: напоминает и фиксирует дату. Если ответа нет, звонит менеджер: сумму и новый срок обсуждают голосом.
Отсрочка — норма, если она записана
Клиент с отсрочкой платит позже, и это не просрочка. Разница в том, какая дата стоит в счёте: если она ещё впереди — это отсрочка, если прошла — просрочка. Система отличит одно от другого сама.
Долг нельзя закрывать словом
Отметка «оплачено» без поступления ломает отчёт. Если деньги пришли частично, так и фиксируют — частичная оплата остаётся видимой.
05 / Первый шаг
Сделка с неоплаченным счётом
Возьмём сделку, закрытую успехом, по которой оплата так и не пришла, и пройдём её путь до конца.
- Когда выставили счёт и какую дату оплаты назвали клиенту.
- Кто узнал о неоплате и через сколько дней.
- Что делают сейчас: звонят, пишут или ждут.
По итогу у счёта появится срок, а напоминание станет задачей, а не случайностью.