01 / Ситуация
Цифра в карточке есть, но она ничего не гарантирует
Остатки в CRM когда-то загрузили из 1С, иногда обновляют вручную или по ночному обмену. Менеджер видит число и опирается на него как на наличие. Что между выгрузками были отгрузки и резерв, карточка не отражает.
Обратный вариант не лучше: цифре в CRM не доверяют, поэтому менеджер уточняет остаток на складе или в 1С. Пока он уточняет, клиент ждёт на линии, а в CRM всё равно остаётся старая цифра.
02 / Причина
Остаток, резерв и момент обновления — три разные вещи
Частота обмена
Ночная выгрузка подходит для прайса, но не для наличия. Если в день уходит несколько отгрузок, утренний остаток к обеду уже неверен.
Остаток без резерва
1С показывает «на складе 12», но из них 10 зарезервированы под оплаченные заказы. Если в CRM передаётся только физический остаток, менеджер видит 12, и товар может быть продан второй раз.
Отдельная история — склады. Если их несколько, а в CRM уходит сумма по всем, отгрузку могут пообещать из того города, где товара нет. Какой именно остаток нужен продавцу — решаем до настройки обмена.
03 / Подход
Определяем нужный остаток, склад и частоту обмена
Определить, какая цифра нужна менеджеру
Обычно это «свободно к продаже», то есть остаток минус резервы, по складу отгрузки. Иногда добавляется «ожидается к дате» из заказов поставщику. Согласуем с руководителем продаж и учётом.
Сопоставить частоту обмена с оборотом
Проверяем, сколько отгрузок проходит за день, и подбираем интервал обновления — например, раз в полчаса; для складов с быстрым оборотом — по событию отгрузки или резерва. Согласуем, где остаток должен быть виден: в карточке товара и в товарной строке сделки.
Согласовать резерв из CRM
Если сделка на стадии «счёт выставлен» должна резервировать товар в 1С, разбираем это как часть обмена — тогда второй менеджер сможет увидеть, что товар уже занят. Как это сделано, подробнее в разборе про резерв под две сделки.
04 / Нюансы
На что смотреть до запуска
Соответствие номенклатуры
Остаток приходит к товару по коду или артикулу. Если товары в CRM заводили отдельно и названия отличаются от 1С, часть остатков «не найдёт» свою карточку. Сначала сверяем справочники.
Товар под заказ
Для позиций, которых на складе не бывает, ноль в карточке — не ошибка. Таким товарам ставим признак «под заказ» и показываем срок поставки вместо остатка.
Нагрузка на 1С
Частый обмен по всей номенклатуре тяжёл для базы. Передаём только изменившиеся остатки — это обычно сотни позиций, а не десятки тысяч.
05 / Первый шаг
Пять товаров, которые чаще всего «неожиданно заканчиваются»
Сравним их остаток в CRM, в 1С с учётом резервов и фактический на складе на один и тот же момент. Расхождение покажет, что именно нужно передавать.
- Как остатки попадают в CRM сейчас и как часто.
- Конфигурация 1С, число складов, ведутся ли резервы.
- Сколько отгрузок в день и кто ставит резерв.
По результату предложим состав обмена, частоту и порядок резервирования.