01 / Ситуация
В акт переносят то, что назвали по работе
Акт готовят к закрытию прямо на сделке. Объём берут из того, что назвали по этой работе, и переносят в документ. Положить эту цифру рядом со сметой в этот момент некуда.
Для руководителя акт выглядит готовым. Что объём в нём больше строки сметы, на этом шаге никто не видит.
02 / Причина
Акт заполняют отдельно от строки сметы
Что видит сделка
КС-2 и КС-3 с объёмом, который внесли в форму руками.
Чего она не видит
Строку сметы, с которой этот объём нужно сверить.
Договор подряда уходит в 1С, обратно в сделку приходят факт выполнения и факт оплаты. Оплаченным и выполненным считается объём, который вернулся из учёта, а не цифра в форме. Если факт сверяют со сметой, акт выше её строки не проходит.
03 / Подход
Кладём рядом акт, смету и учёт
Сверяем акт со сметой
Берём работу и объём из акта и находим их строку в смете. Выясняем, откуда пришла цифра.
Смотрим заявки на материалы
Проверяем, не ушла ли раньше заявка выше сметы: тогда тот же объём приходит и в акт.
Сравниваем с данными 1С
Смотрим, какие выполнение и оплата вернулись из учёта в сделку, и решаем, где проверять объём до закрытия.
04 / Нюансы
Что учесть
Превышение начинается с материалов
Если исправить только акт, следующий снова придёт с тем же объёмом. Как заявки уходят выше сметы — в разборе про заявки на материалы.
Выполнение и оплата приходят отдельно
Из 1С это два разных факта. Если по сделке пришло выполнение, это ещё не значит, что деньги по нему поступили.
05 / Первый шаг
Акт, в котором объём больше строки сметы
Один такой акт пройдём от сметы до учёта.
- Смету по этой работе.
- КС-2, КС-3 и заявки на материалы.
- Договор подряда и данные о выполнении и оплате из 1С.
Покажем, откуда в акте лишний объём и на каком шаге его можно остановить.