01 / Ситуация
Работа идёт, а следов нет
Новый сотрудник вошёл под логином коллеги: так быстрее, чем разбираться с лицензией. Задачи закрыты, сделки сдвинуты, звонки сделаны.
Только в журнале это всё — коллега. Кто на самом деле звонил клиенту и менял сумму в сделке, не понять.
02 / Причина
Почему мест не оказалось
Считают людей, а не активные места
В списке все, кого когда-то завели, а место в лицензии занимают только активные. Уволенные и гости висят годами и держат место.
Закупку никто не планирует
Про нового сотрудника становится известно в день выхода. Заявка на лицензию появляется в тот же день.
Места считаются, когда видно, кто активен, кто уволен, а кто заходил раз в год — и когда закупка идёт заранее, а не по факту.
03 / Подход
Навести порядок в местах
Сверить список активных
Кто реально работает в портале, а кто числится. Деактивация уволенных освобождает места без затрат.
Посчитать потребность
Сколько людей выйдет в ближайшие месяцы. Лицензия покупается заранее, а не в день выхода.
Завести правило выдачи
Кто принимает решение о новом месте и в какой срок. Без правила каждый случай решается заново.
04 / Нюансы
Что учесть
Уволенный держит место
Если учётную запись не деактивировать, место занято, а человек уже не работает. Это самая частая утечка лицензий.
Общие аккаунты
Один вход на склад или на бригаду экономит место, но стирает авторство действий. Экономия оборачивается потерей истории.
Переход между тарифами
При переходе на другой тариф часть возможностей меняется. Об этом стоит помнить до закупки, а не после.
05 / Первый шаг
Один список и одно правило
Возьмём список сотрудников и сверим его с тем, кто реально заходит в портал.
- Сколько мест занято и кем.
- Кто уволен, но всё ещё активен.
- Как принимается решение о новом месте.
По итогу освободим лишние места и договоримся о порядке закупки.