01 / Ситуация
Поступление видно, а за какой документ — непонятно
Выписка загружается автоматически. Но без номера квитанции система не всегда находит документ: у клиента несколько точек, похожие суммы или оплата от другого плательщика.
Сотрудник сравнивает назначение и непогашенные остатки. Пока он не выбрал квитанцию, запись в выписке никак не связана со сделкой.
02 / Причина
Деньги на балансе клиента ещё не закрывают квитанцию
Деньги клиента
Поступление может попасть на общий баланс клиента, даже если квитанция ещё не выбрана.
Оплата документа
Чтобы закрыть квитанцию, поступление нужно связать с ней и сверить с остатком к оплате.
Обычно квитанцию закрывает сумма, которая совпала с её остатком. Если такой квитанции нет, деньги остаются на балансе клиента до разбора и не садятся на случайный документ.
03 / Подход
Проверяем весь путь поступления
Найти запись в выписке
Сравниваем сумму, назначение и плательщика с открытыми квитанциями. Проверяем, какие признаки уже используются для поиска и где появляется неоднозначность.
Проверить распределение суммы
Разбираем полную и частичную оплату, перевод за несколько точек и сумму, для которой не нашлось квитанции. Отдельно определяем случаи, где выбор должен подтвердить сотрудник.
Проследить обновление данных
После разнесения проверяем стадию счёта, пересчёт остатка в карточке договора и сохранение плательщика. Если данные выгружаются в 1С, сверяем связь с договором в передаваемом файле.
04 / Нюансы
Что учесть
Есть старый частично оплаченный документ
Совпала точка — ещё не повод списывать новым переводом старый остаток. Такой платёж разбираем отдельно.
Плательщик отличается от заказчика
Важно сохранить, кто перечислил деньги и за какой документ. Этот случай подробнее разобран в материале об оплате за другую компанию.
Неразнесённые деньги не видны в карточке
Нужен способ находить такие поступления при сверке. Иначе менеджер будет искать деньги только в сделке, хотя они остались в общем балансе клиента.
05 / Первый шаг
Одно поступление
и открытый документ
Начнём с платежа, который есть в выписке, но не отражён в ожидаемой квитанции. Сравним данные до ручного исправления и после него.
- Запись выписки с назначением.
- Квитанция и её непогашенный остаток.
- Карточка договора и результат передачи в 1С, если она используется.
Так определим, что требует изменения: признаки поиска, порядок ручного разбора или обновление данных после разнесения.