01 / Ситуация
Менеджеры работают, отчёт молчит
Раздел открыли весной: туда перенесли заявки на ремонт и обслуживание. Менеджеры ставят стадии, заполняют даты и суммы. А на планёрке выясняется, что в отчёте по воронке этих заявок нет вообще.
Дальше появляется вторая проблема: часть записей всё-таки завели в сделках, часть — в смарт-процессе. У одной заявки два места жительства, и ни в одном из них нет полной картины.
02 / Причина
Отчёт по сделкам не знает о смарт-процессе
Смарт-процесс — отдельный тип записей
У него свои стадии, свои поля и свой набор прав. Отчёты по продажам по умолчанию считают сделки, поэтому записи смарт-процесса в них не попадают.
Поля заполняются не те
Сумма, источник и ответственный могут быть заведены как текстовые поля или не заполняться вовсе. Даже настроенный отчёт покажет нули, если ему не из чего считать.
Автоматизация внутри смарт-процесса работает по его собственным стадиям. Роботы и триггеры, настроенные на сделке, на этих записях не сработают — это частая причина «робот не выполнился».
03 / Подход
Проверить данные, стадии и точку отчёта
Разделить, что живёт отдельно
Смотрим, какие заявки должны оставаться в смарт-процессе, а какие обязаны становиться сделкой. Если заявка в итоге приносит деньги, обычно нужна связь записи со сделкой, а не две несвязанные карточки.
Проверить поля и стадии
Сверяем, что сумма, дата и ответственный — поля нужного типа, а стадии заканчиваются успехом или провалом. Без финальных стадий конверсию и средний срок посчитать нельзя.
Определить, где смотреть цифры
Решаем, нужен ли отчёт по смарт-процессу отдельно или сводка вместе со сделками. Проверяем, что итог сходится с тем, что менеджеры видят в карточках.
04 / Нюансы
Почему нельзя просто «перенести всё в сделки»
Сделка не подходит под любой процесс
Заявка на ремонт, проект или договор обслуживания могут требовать своих полей и своего маршрута. Если всё сложить в сделки, воронка станет нечитаемой и потеряет смысл.
Права настраиваются отдельно
Доступ к смарт-процессу задаётся своими ролями. Сотрудник может видеть сделки и при этом не видеть записи нового раздела — об этом узнают уже после запуска.
Отчёт живёт на данных, а не на разделе
Если сумму вносят в комментарий, никакой отчёт её не покажет. Сначала порядок заполнения полей, потом настройка отчёта.
05 / Первый шаг
Десять последних записей и один вопрос
Откроем десять свежих записей смарт-процесса и проверим, какие поля заполнены, а какие пустые. Обычно уже на этом шаге видно, что считать не из чего.
- Как называется смарт-процесс и зачем его завели.
- Какие вопросы к нему есть у руководителя: сколько, на какую сумму, как быстро.
- Кто и на каком шаге должен заполнять сумму и дату.
По итогу согласуем поля, стадии и вид отчёта, который сойдётся с карточками.