01 / Ситуация
Два письма
Менеджер перевёл сделку на стадию «Счёт выставлен» из карточки. Через минуту заметил, что не заполнено поле, вернул стадию назад и поставил снова — уже из списка.
Клиент получил два письма с одинаковым счётом и позвонил уточнить, какое из них настоящее. Бухгалтерия получила два запроса.
02 / Причина
Почему повторился
Робот не помнит прошлое
Он срабатывает на событие. Вернули стадию и поставили снова — это два события, а не одно.
Нет признака «уже сделано»
В сделке не отмечено, что письмо отправлено. Проверить нечем, поэтому робот отправляет снова.
Повтор убирается признаком выполнения: робот проверяет, было ли действие, и, если было, не повторяет его.
03 / Подход
Признак выполнения
Отметка в сделке
Поле «Счёт отправлен» с датой. Робот ставит его после отправки и проверяет перед запуском.
Ограничить повтор
Если отметка уже есть, действие пропускается. Это одно условие, которое снимает большинство дублей.
Проверять на возвратах
Стадию часто возвращают назад для правок. Это нормальный сценарий, и автоматизация должна его учитывать.
04 / Нюансы
Что учесть
Иногда повтор нужен
Если счёт изменился, клиенту нужно новое письмо. Тогда признак сбрасывается вручную, а не автоматически.
Два робота на одной стадии
Проверить, не настроено ли одно и то же действие дважды: часто дубль появляется именно так.
Внутренние уведомления тоже
Двойная задача или два письма бухгалтеру раздражают не меньше, чем дубль у клиента.
05 / Первый шаг
Одна стадия и её роботы
Откроем стадию, на которой отправляются документы, и посмотрим, сколько роботов на ней висит и что каждый делает.
- Какие действия отправляют что-то клиенту.
- Есть ли отметка о выполнении.
- Были ли жалобы на повторные письма.
По итогу добавим признак выполнения и уберём дубли роботов.