01 / Ситуация
Каждый прав, а свод неверный
Один филиал относит продажу к тому месяцу, когда закрыта сделка. Второй — к тому, когда поступила оплата. Оба варианта объяснимы, и внутри своей точки каждый считает правильно.
В общем отчёте они встречаются: у первого ещё идут сделки с оплатой в следующем месяце, у второго — оплаты по сделкам прошлого месяца. Свод показывает цифру, которой не соответствует ни один филиал, и сравнивать точки между собой нельзя.
02 / Причина
Почему свод расходится
У методик разные даты закрытия
Дата сделки и дата оплаты — разные события, между ними проходит время. При разных правилах одна и та же продажа попадает в разные месяцы.
В отчёте не видно, кто как считал
Сводный отчёт не показывает, по какому правилу посчитан каждый филиал. Цифры выглядят одинаково, поэтому расхождение находят только при ручной сверке.
Свод сходится, когда правило одно для всех: какая дата считается моментом продажи и что делать со сделками, которые закрылись, а деньги пришли позже.
03 / Подход
Одно правило для всех
Выбрать дату учёта
Компания решает, что считать продажей: закрытую сделку или поступившую оплату. Правило фиксируется одно для всех филиалов, чтобы не менялось от отчёта к отчёту.
Развести два отчёта по смыслу
Продажи и поступления показываются отдельно. Тогда видно и сколько закрыли, и сколько денег пришло, и одно не маскирует другое.
Добавить сверку на переходе
Сделки, закрытые без оплаты, и оплаты по сделкам прошлых месяцев попадают в отдельный список. Его смотрят при закрытии месяца, а не ищут расхождение в своде.
04 / Нюансы
Что учесть
Общее правило изменит цифры прошлых месяцев
После перехода на одну методику отчёты за прошлые периоды не совпадут с прежними. Это ожидаемо: цифры стали сравнимыми между филиалами, но с отчётами прошлых месяцев их уже не сверить.
Филиалы будут держаться за привычное
У каждой точки своё объяснение и свой способ считать. Новое правило придётся проговорить с людьми, иначе его начнут обходить вручную.
Одна методика не уравнивает масштаб
Сравнивать точки по абсолютной выручке бессмысленно, если филиалы разного размера. Рядом с суммой нужен показатель, который от размера не зависит.
05 / Первый шаг
Один месяц и два филиала
Возьмём последний закрытый месяц и посмотрим, как считает каждая точка.
- Какая дата считается моментом продажи в каждом филиале.
- Куда попадают сделки, закрытые в одном месяце, а оплаченные в другом.
- Как сейчас собирается сводный отчёт и кто его проверяет.
По итогу зафиксируем одно правило подсчёта и добавим сверку на переходе между месяцами.