01 / Ситуация
Правят где придётся
Клиент просит заменить позицию. Менеджер правит счёт в портале, бухгалтер — документ в учёте, кладовщик — отгрузку.
Три правки, три версии. Сумма оплаты относится к старому заказу, а отгружается новый.
02 / Причина
Почему суммы расходятся
Правка вместо изменения
Строку меняют на месте, а связанные документы остаются прежними. Связь теряется.
Нет правила
Не решено, как действовать после оплаты: отменять заказ, доплачивать или делать новый.
Правило простое: после оплаты заказ не правят, а меняют документом — с разницей в сумме и новым комплектом.
03 / Подход
Изменение как документ
Зафиксировать разницу
Что убрали, что добавили, какая сумма доплаты или возврата. Это видно в карточке, а не в переписке.
Связать с оплатой
Платёж переносится на изменённый заказ. Иначе деньги числятся за тем, чего уже нет.
Отгружать по новой версии
Склад видит актуальный состав. Старый документ помечен как заменённый.
04 / Нюансы
Что учесть
Замена дороже
Появилась доплата — это новый счёт. Считать его частью старого нельзя.
Замена дешевле
Разница возвращается клиенту. Возврат оформляется отдельно, а не «зачётом на словах».
Уже отгружено
Если часть уехала, изменение касается только остатка. Это фиксируется в документе.
05 / Первый шаг
Изменения за месяц
Возьмём месяц и посмотрим, сколько заказов меняли после оплаты и как это оформляли.
- Кто правит заказ после оплаты.
- Как переносится платёж.
- Сколько таких заказов «висят» в учёте.
По итогу согласуем правило изменения и порядок работы с разницей.