01 / Ситуация
Два документа на одну отгрузку
Менеджер выставляет счёт из карточки. Бухгалтер по этой же отгрузке формирует счёт-фактуру в учёте. Номера не совпадают.
Клиент складывает оба файла в папку и при сверке спрашивает, какой из них считать оригиналом.
02 / Причина
Почему появляется дубль
Две системы, два оригинала
В портале документ создаётся для клиента, в учёте — для налоговой. Пока связь не задана, каждый считает свой документ главным.
Нумерация не общая
Номера идут по разным правилам. Понять, что это один и тот же документ, можно только по сумме и дате.
Дубль снимается правилом: оригинал живёт в учёте, а портал печатает его данные, а не создаёт второй.
03 / Подход
Договориться, где оригинал
Назначить систему-источник
Оригинал документа — в учёте. Портал показывает тот же документ, а не создаёт копию.
Связать документы по отгрузке
У счёта и счёт-фактуры появляется общий признак: сделка или номер отгрузки. Тогда дубль видно сразу.
Отправлять клиенту один файл
Клиент получает один комплект. Второй документ существует только там, где он нужен по закону.
04 / Нюансы
Что учесть
УПД вместо двух документов
Универсальный передаточный документ заменяет счёт-фактуру и накладную. Тогда документов становится на один меньше.
Права на выставление
Если счёт может выставить любой менеджер, дубли появляются снова. Право на документ — отдельная настройка.
Уже отправленные документы
Дубли в прошлых отгрузках не исчезнут сами. Их стоит пометить, чтобы бухгалтерия не искала причину расхождения.
05 / Первый шаг
Пять отгрузок с документами
Возьмём пять отгрузок и проверим: сколько документов ушло клиенту и совпадают ли номера.
- Где создаётся счёт и где счёт-фактура.
- Кто имеет право выставлять документы.
- Есть ли признак, связывающий документ с отгрузкой.
По итогу согласуем систему-источник и правило отправки.