01 / Ситуация
Сделка успешная, а документов по ней нет
Для менеджера сделка заканчивается отгрузкой или сдачей работ. Он переводит её в «успешно» и переключается на следующую. Акт — забота «потом»: сформировать, отправить, дождаться подписи, получить обратно. У этого «потом» нет ни стадии, ни срока, ни ответственного.
Бухгалтерия видит проблему только при закрытии периода: выручка есть, а подтверждающих документов по части сделок нет. Начинается обход, переписка с клиентами, повторная отправка — и часть актов возвращается уже в следующем квартале.
02 / Причина
Закрывающие не входят в сделку
Сделка завершается раньше документов
Стадия «успешно» наступает по факту отгрузки. Всё, что после неё, в воронке не отражается — а значит, не контролируется и не попадает в отчёты.
Статус акта живёт в почте
Отправлен ли акт, подписан ли, вернулся ли оригинал — известно из переписки, ЭДО или после уточнения у менеджера. Единого места, где по сделке стоит «акт подписан», нет.
Бухгалтерии нужен не отчёт от менеджеров, а список: сделки, по которым работы закрыты, а акта нет. Если этот список можно открыть в CRM, обход отдела не требуется.
03 / Подход
Ведём акт отдельной стадией сделки и статусом документа
Определить место закрывающих в воронке
Проверяем, куда попадает сделка после отгрузки, и согласуем стадию «Закрывающие документы», на которой она остаётся, пока акт не подписан. Для подписки и длинных проектов отдельно договариваемся, по каким актам и как часто.
Согласовать статус документа в карточке
Поле со значениями «не сформирован», «отправлен», «подписан», «оригинал получен», дата каждого перехода и ссылка на файл. Если акт уходит через ЭДО, проверяем, можно ли брать статус подписи оттуда; если почтой — статус отмечает менеджер, и согласуем срок напоминания, например через неделю.
Сверить с бухгалтерией нужный список
Согласуем фильтр «успешные сделки за период без подписанного акта» и сохраняем его как отчёт. Бухгалтер открывает его в любой день, а не в последнюю неделю квартала, и видит, кто ответственный и когда акт отправлен.
04 / Нюансы
Что обычно приходится решать по ходу
Акты уходят из 1С, а не из CRM
Это нормально. Статус в сделке можно обновлять по событию из 1С или ЭДО — главное, чтобы факт подписания попадал в карточку, а не только в учёт. Как акт из CRM попадает в ЭДО без пересборки — в отдельном разборе.
Клиент не подписывает
Если акт отправлен и две недели нет ответа, это уже не задача менеджера, а вопрос к руководителю или юристу. Согласуем эскалацию по сроку, чтобы такие сделки не оставались без внимания.
Премия и закрывающие
Некоторые компании считают сделку выполненной для премии только после подписанного акта. Если так — стадия с актом должна быть в той же воронке, по которой считается результат менеджера.
05 / Первый шаг
Список сделок без акта за прошлый квартал
Посмотрим, сколько их, на каком шаге застряли документы и как сейчас узнают о статусе. Это покажет, где стоит поставить контроль в первую очередь.
- Как сейчас формируются и отправляются акты: 1С, шаблон документа, ЭДО, почта.
- Сколько сделок за квартал закрывается актами.
- Кто в бухгалтерии отвечает за сбор закрывающих.
По итогу предложим стадию, набор статусов и отчёт для бухгалтерии.