01 / Ситуация
Привычный документ
не подходит каждому договору
Работа выполнена, менеджер открывает знакомый бланк акта. Но внутри группы клиент закреплён за другой компанией. Общий файл позволяет подготовить документ, не уточнив, за какой компанией закреплён клиент.
Когда компания в сделке не указана, остаётся общий вариант. Реквизиты набирают по памяти, и в акт попадает компания, которую вспомнил сотрудник, а не та, что выбрана в карточке.
02 / Причина
Наше юрлицо выбирает шаблон,
а карточка клиента даёт реквизиты
Наша компания группы в сделке
Определяет, от какого именно нашего юрлица по договору формировать бланк акта. Если она не указана, сотрудник берёт общий шаблон наугад.
Карточка компании-клиента
Из неё в документ подставляются название, ИНН, адрес и остальные реквизиты заказчика.
Один только выбор знакомого бланка не проверяет ни наше юрлицо по договору, ни полноту реквизитов заказчика. Поэтому перед отправкой настраиваем и привязку сделки к компании группы, и проверку полей карточки клиента.
03 / Подход
Пройти от договора к готовому акту
Установить нужное юрлицо
Сравниваем договор, компанию клиента и компанию, указанную в сделке. Находим, где её не указали или выбрали неверно.
Проследить подстановку
Открываем карточку компании и сверяем название, адрес и другие поля с тем, что оказалось в акте.
Проверить выбор шаблона
Сопоставляем компании группы и типовые акты. На этой сделке проверяем подготовленный документ до отправки.
04 / Нюансы
Ручная правка скрывает источник ошибки
Компания в сделке не указана
Клиент есть в CRM, но в сделке может не стоять нужная компания группы. Это выясняем до подготовки акта.
Реквизиты вспомнили по памяти
Исправленный вручную файл не меняет источник данных в карточке. Следующий акт может снова получить прежние значения.
Документ уже отправлен
Новое правило выбора бланка сработает для следующих актов. Акт, который клиент уже получил, сверяем с договором отдельно и решаем, как его исправить.
05 / Первый шаг
Договор и акт
по одной работе
Разберём акт, который ушёл от другой компании группы. Сравним его с договором и данными сделки, не ограничиваясь названием файла.
- Договор с нужным юрлицом.
- Компанию, указанную в сделке, и карточку компании.
- Использованный бланк и отправленный акт.
Согласуем правило выбора шаблона и проверку реквизитов перед следующей отправкой.